Geen ruis op de lijn met de MagazijnApp
Om Nederland van total connectivity te voorzien, heb je materiaal nodig. Veel materiaal. Wij hebben dit opgeslagen in onze magazijnen én die van onze onderaannemers. Als medewerkers iets nodig hebben, gaat dit via mail- en belverkeer en handmatig bijgehouden Excellijsten. Het gevolg? Onnodig veel administratieve handelingen, telverschillen, discussies en scheve gezichten. Om hier een oplossing voor te bieden, hebben wij een app ontwikkeld die de administratie uit handen neemt en de voorraad optimaal bijhoudt: de MagazijnApp.
Tussen wal en schip
Projectleider Supply Chain Management Rutger Vlasblom constateerde tijdens gesprekken met onderaannemers dat het magazijnbeheer efficiënter kon en schakelde de afdeling Digital van VolkerWessels Telecom in. Rutger: ‘Het proces was altijd: de monteur heeft nieuwe bevoorrading nodig en meldt dit bij VWT. Vervolgens gaat de order naar het magazijn van de onderaannemer, hier wordt de order verwerkt en dan krijgt VWT weer een verzoek om de verwerkte goederen te boeken. Dan volgt vanuit VWT nog een melding dat alles is verwerkt en afgerond. Klinkt complex, en dat is het ook. Door al dit heen en weer gemail en gebel krijg je veel ruis op de lijn en lastige discussies over tekorten. Onnodig, want in de meeste gevallen ontstaan deze tekorten simpelweg omdat er bij al die handelingen iets tussen wal en schip is gevallen. Ik vond dat dit soepeler moest verlopen en heb Recognize ingeschakeld,'
RPA
Revish Soekhoe is Product Owner AutomationHub bij Recognize: ‘Recognize is een portfoliobedrijf van VWT en helpt bedrijven met het invullen van de ambities op het gebied van digitale transformatie. Rutger was bij ons dus aan het juiste adres. Het eerste plan was om een gebruiksvriendelijker Exceloverzicht te maken en de data hieruit te laten verwerken door een robot. Maar toevallig waren we toen Rutger bij mij aanklopte net bezig met PowerApps. Met PowerApps maken wij zeer eenvoudige en functionele apps, die in combinatie met RPA (robotic process automation) de complexe en vele programma’s vervangen. Hierdoor kunnen we repetitieve administratieve handelingen geautomatiseerd door een robot laten overnemen. Het soepeler laten werken van de magazijnorders was een perfect eerste project voor PowerApps.’
MagazijnApp
Binnen een maand stond de MagazijnApp klaar en kon deze worden gebruikt bij het werkpakket 123 van de Business Unit Services en Beheer. Revish: ‘De monteur geeft aan wat hij nodig heeft in het buitendienst-managementsysteem Link2. De magazijnmedewerker ontvangt het verzoek en verwerkt het materiaal wat hij voor de monteur heeft klaargezet in de MagazijnApp. Vervolgens neemt de robot alle administratieve handelingen die volgen over. Als er 60 monteurs rondrijden die iedere 2 weken een bestelling plaatsen, voorkom je met de MagazijnApp 500 uur heen en weer mailen, papier printen, typfoutjes etc. Zo werken we efficiënter en duurzamer, én kunnen magazijnmedewerkers het werk doen dat ze leuk vinden, in plaats van een hoop administratieve handelingen.’
Geen onnodig gemail en gezeul
Op het moment werken 3 onderaannemers met de app. Tripticom is de eerste onderaannemer die de MagazijnApp volledig gaat implementeren. Mimoun Belkaid, directeur van Tripticom: ‘Materiaalbeheer is niet onze core business. Je doet het erbij omdat het nodig is, maar 5 minuten administratie is al te veel. Dan helpt een app enorm om er simpelweg minder gedoe van te maken. Rutger en ik merkten dat we een gezamenlijke behoefte hadden en zijn hierover met elkaar in gesprek gegaan, met de app als mooi resultaat. Geen onnodig mailverkeer en gezeul met formulieren, ik geef de app zoals hij nu staat al een 9!’ Bas Guldie is als logistiek chef verantwoordelijk voor de materiaalstromen en beaamt de gebruiksvriendelijkheid: ‘Het is een stuk overzichtelijker en kleine veranderingen kunnen gelijk worden aangepast. De reacties vanuit de magazijnmedewerkers zijn ook positief, met twee drukken op de knop ben je klaar.’
Orde en inzicht
De komende tijd blijven we feedback ophalen bij de onderaannemers, om verbeteringen in de app aan te brengen zodat we steeds beter kunnen samenwerken en ook apps kunnen inzetten voor de andere bedrijfsonderdelen. Mimoun: ‘Mensen vergissen zich vaak in de kosten van materiaal, daarom is het belangrijk om het op orde te houden. Daarnaast geeft een app meer inzicht in materiaal wat bijvoorbeeld weinig wordt gebruikt. Wij gaan zeker niet terug naar de oude situatie, we hopen juist op uitbreiding van de app.’